Aus Sicht der Verwaltung muss jeder wichtige Vorgang in Form eines Aktenvermerks festgehalten werden. Aktenvermerke werden über das Aktenzeichen und Schlagwörter strukturiert. Sie werden in der Regel mindestens vom zuständigen Referenten, dessen Referatsleitung und einem Juristen gegengezeichnet. Je globaler der Vorgang, desto größer die Anzahl der Mitzeichnungen.
Ein Großprojekt betrifft in der Regel mehrere Abteilungen, so dass die Anzahl der Mitzeichnungen und damit die Dauer, bis ein Vorgang genehmigt wird, dadurch bestimmt wird.
Jeder entscheidende Geldbetrag (je nach Handlungsspielraum der Projektleitung ca. ab 5.000 €) muss von verschiedenen Personen freigegeben werden. Diese Freigabe erfolgt jedes Mal in Form eines weiteren Aktenvermerks – dauert also Zeit.